A medida que aumentan las ventas y el servicio al cliente online, también aumenta el número de empresas que empiezan a utilizar algún tipo de software de contestador.
Es fácil entender por qué: la facilidad y agilidad que ofrece el software, especialmente por plataformas omnichannel son beneficiosas tanto para los clientes como para la empresa.
Para los clientes, los beneficios incluyen respuestas más rápidas, solución ágil de demandas, servicio todo el tiempo los 7 días de la semana y posibilidad de contacto con la empresa en diferentes canales de comunicación, incluyendo redes sociales.
Para la empresa, el software de servicio viabiliza mayor número de servicios, organización y seguridad en el registro de los datos, reducción de costos y fallas de comunicación, además de aumento de la productividad del equipo.
Aun así, algunas empresas dudan en utilizar los softwares por temor a una comunicación ‘robotizada’ de los agentes virtuales o porque consideran que es difícil utilizarlos.
Estas preocupaciones se dejan atrás cuando el usuario aprende a sacar el máximo provecho de las funcionalidades ofrecidas por la plataforma de atención al cliente.
Para ayudarte en este proceso, hemos separado algunos consejos para mejorar tu experiencia con un software de servicio. ¡Consulte!
Personalice los mensajes de los agentes virtuales
No es porque el servicio sea automatizado que tiene que ser igual para todos.
Los mensajes enviados por los agentes virtuales se estructuran previamente en un flujo de comunicación.
Este flujo se puede personalizar tanto para definir cómo el cliente será conducido desde la apertura hasta la finalización del servicio como para programar cómo los agentes virtuales responderán.
Es decir, los mensajes enviados pueden seguir el mismo estándar de lenguaje utilizado por la empresa en conversaciones humanizadas, minimizando la impresión de que la comunicación es ‘robotizada’.
Transfiera el cliente al servicio humano en cualquier momento
La estructuración personalizada del flujo de comunicación también permite que el cliente sea encaminado para el servicio humanizado cuando sea necesario.
Las demandas más sencillas y estandarizadas suelen ser resueltas por agentes virtuales, pero, en casos concretos, nada impide que el cliente contacte con el responsable del sector.
Una de las principales ventajas de la asistencia híbrida es el ahorro de tiempo.
Cuando el asistente humano recibe el servicio, la información clave sobre el cliente y la demanda ya se ha recopilado y se puede acceder fácilmente a ella desde la plataforma.
Además, el servicio virtual encamina al cliente directamente al sector responsable del caso, facilitando su resolución.
Aproveche todas las funcionalidades ofrecidas por el software de atención al cliente
Una plataforma omnichannel como ¡Hola! Suite ofrece diversos menús además del buzón de entrada que centraliza los mensajes de los canales de servicio.
Cada menú del software contiene diversas funcionalidades que facilitan las actividades de rutina de la empresa. Entre ellas:
- Gráficos;
- Filtros conectados con el Analytics;
- Encuesta de satisfacción;
- Control de clientes;
- Plantillas personalizadas;
- Etiquetas en conversaciones;
- Notificações y alertas;
- Historial de servicio.
Cuanto más se exploran estas herramientas, más información se recopila y organiza, haciendo que la creación de estrategias y la toma de decisiones sean más prácticas y seguras.
Elija quién ofrece soporte y capacitación sobre su software de servicio
Para aprovechar al máximo su software de servicio, es fundamental conocerlo.
Este proceso se hace más fácil cuando la plataforma tiene interfaces intuitivas y autoexplicativas.
Aún así, un detalle que hace una diferencia total a su experiencia con el software de atención al cliente es la atención que recibe de la empresa que contrató.
Esto incluye capacitación previa sobre el uso de las herramientas y también soporte continuo, a través de manuales, recordatorios, videos y contactos frecuentes, para que sepas dónde encontrar respuestas en caso de duda.
Realice integraciones para adquirir recursos adicionales
Además de la funcionalidad general del software de atención al cliente, se puede integrar con otros sistemas, como ERP, permitiendo la transferencia de datos entre el software y la activación de recursos adicionales.
La plataforma de servicio omnichannel ¡Hola! Suite se puede integrar con IXC, además de otros sistemas de gestión disponibles en el mercado.
Los recursos adicionales en la integración con IXC incluyen:
- Envío de facturas y recibos;
- Confirmación electrónica de contratos;
- Desbloqueo en confianza;
- Diagnósticos financieros y de conexión;
- Sincronización con la lista de clientes;
Con más automatizaciones, se facilitan más procesos durante los servicios.
Analice los informes generados
Como se mencionó, una de las funcionalidades que ofrece ¡Hola! Suite es la generación de informes y gráficos.
Se generan automáticamente con los datos registrados en el software y son una herramienta de análisis segura y accesible.
Es posible consultar servicios iniciados y finalizdos por día o mes, información de servicios en curso, identificar los principales motivos de asistencias, entre otros.
Por lo tanto, es crucial prestar especial atención a esta funcionalidad. Contar con una base sólida de información permite tomar decisiones con mayor confianza.
Organizar la comunicación interna de la empresa
Centralizar los servicios de los clientes en un solo lugar hace que el proceso de comunicación sea mucho más fácil y rápido, ¿verdad?
Lo mismo se puede hacer con la comunicación interna de su empresa.
Utilice la plataforma como canal de contacto entre los colaboradores y asegúrese de que no se pierda información en el camino.
Además, les facilita encontrar e intercambiar la información necesaria para resolver las demandas generales de la empresa. Es la facilidad de tener todo organizado y centralizado.
Cuando se utiliza correctamente, el software de atención al cliente puede ofrecer a las empresas varios beneficios, con un impacto positivo también en la experiencia del cliente, lo que hace que la atención al cliente sea una gran ventaja competitiva.
Abre las puertas de tu empresa a un nuevo mundo lleno de oportunidades con ¡Hola! Suite.
